Kontrola zapasów - Metoda ABC

Analiza ABC to narzędzie wspomagające zarządzanie zapasami przez optymalizację zamówień automatycznych dostępnych w module WIN_MGZ.
Optymalizacja składa się z dwóch etapów:
- oceny stopnia "ważności" poszczególnych towarów poprzez przypisanie im kodów kategorii ABC (XYZ i 123) na podstawie analizy obrotu na każdym towarze
- ustalenia wielkości stanu minimalnego i maksymalnego dla poszczególnych towarów na podstawie kategorii ABC do nich przypisanych i zaplanownego POK (poziomu obsługi klienta) różnego dla towarów o różnym stopniu "ważności" (czyli różnych kategoriach ABC).

Standardowe podejście do analizy ABC zakłada prosty prosty podział na trzy kategorie (A, B i C) wg jednego kryterium (na przykład udziału w obrocie określanego na podstawie wielkości sprzedaży danego towaru w złotych). Takie rozwiązanie nie sprawdza się jeśli w magazynie znajdują się towary sprzedawane sporadycznie ale relatywnie drogie. Metoda ABC zaimplementowana w WIN_CMV (w wersji PRO) przewiduje przydzielenie każdemu towarowi trzech różnych kategorii (ABC, XYZ i 123). Pierwsza z nich ocenia udział w obrocie obserwowanym jako wartość sprzedaży, druga wielkość obrotu ilościowo (ilość sprzedanych "sztuk") a trzecia ocenia stabilność popytu na dany towar co pozwala wykluczyć pozycje, których wysoki udział w obrocie (wartościowym i ilościowym) jest przypadkowy (np.jednorazowa sprzedaż).

Przypisanie kategorii ABC odbywa się na podstawie analizy obrotu (niezależnie na każdym towarze) domyślnie za ostatnie 50 tygodni (por.rys.1)

Rys.1

Przypisywanie kategorii ABC: (por.rys.1, pkt.3)
Należy wprowadzić graniczne wartości obrotu, udział w których spowoduje przypisanie towaru do poszczególnych kategorii. W przypadku udziału wartościowego domyślne wartości 80% i 95% są prawdopodobnie dość trafne ale granice udziału ilościowego są specyficzne dla każdego użytkownika - trzeba je określić samemu oceniając od jakiej ilości sprzedanych sztuk obrót należy traktować jako znaczny a poniżej jakiego jako niewielki.
Trzecie kryterium to stabilność popytu oceniana na podstawie ilości zdarzeń typu "wydanie towaru" (niezależnie od sprzedawanej ilości) w każdym tygodniu. Przyjęcie tygodnia (zamiast np.dnia) pozwala odseparować analizę od dni typu niedziela, w których obrót może nie występować. Stabilność popytu oznacza powtarzalną ilość zdarzeń typu "wydanie towaru" w poszczególnych tygodniach. Paradoksalnie taką wysoką stabilność popytu będzie miał towar typu bubel, który w ogóle nie jest sprzedawany (ten towar dostanie najniższe kategorie obrotu wartościowego i ilościowego, więc wysoki stopień stabilności popytu nie uczyni go "ważnym").
Analiza zostanie wykonana po naciśnięciu przycisku "Wykonaj etap '1'". Spowoduje zapisanie kategorii ABC, XYX i 123 na kartach poszczególnych towarów. Kategorie będą widoczne również na głównym ekranie MGZ, na liście towarów.
UWAGA: przed rozpoczęcie pracy zaleca się utworzenie punktu przywracania, który zapamięta aktualne wartości stanów minimalnych i maksymalnych zdefiniowane ręcznie przez użytkownika co pozwoli przywrócić je po pierwszych testach, zanim użytkownik nie oswoi się z działaniem metody ABC - później stany minimalne i maksymalne będą obliczane automatycznie.

Rys.2

Obliczenie zapasu minimalnego i maksymalnego (wykorzystywanego później przy obliczaniu propozycji zamówienia w WIN_MGZ) to drugi etap analizy. Należy określić wartość współczyników bezpieczeństwa większych dla towarów ważnych (najważniejsze to grupa AX1 - rys.2, pkt.2) i mniejsze dla towarów o mniejszym znaczeniu (najmniej ważne to CZ3 - rys.2, pkt.3). Współczynniki odpowiadają planowanemu POK.
Przykładowe współczynniki bezpieczeństwa dla różnych wartości POK (poziom obsługi klienta) to:
99% - 2.32
95% - 1.64
90% - 1.28
85% - 1.04
80% - 0.84
75% - 0.67
70% - 0.52
65% - 0.37
60% - 0.25
55% - 0.13
50% - 0.00

Obliczony zapas minimalny to współczynnik bezpieczeństwa pomnożony przez odchylenie standardowe liczone dla ilości wydań na poszczególne cykle zamówiennicze oraz przez pierwiastek z sumy ilości cykli (na które przygotowywane będzie zamówienie) i czasu technicznego.
Zapas maksymalny to zapas minimalny powiększony o prognozę na kolejny cykl przemnożoną przez ilość cykli planowania. Prognoza może być wykonana metody wg "szybkiej" (średnia arytmetyczna) lub (zalecane) wg najlepszej dla danego towaru metody statystycznej. Program analizuje obrót towaru za wskazany okres (domyślnie 50 tygodni) i jako najlepszą określa tę metodę, która wykazuje dla tego towaru najmniejsze odchylenie standardowe. Użytkownik może wykluczyć niektóre metody z analizy (rys.2, pkt.5) ale nie jest to zalecane.
W praktyce wielkość współczynników bezpieczeństwa najprościej określić doświadczalnie, analizując przykładowe zamówienie generowane przez program po wykonaniu etapu pierwszego i drugiego czyli po określeniu aktualnych kategorii ABC i stanów minimalnych, i maksymalnych wynikających z tych kategorii i zaproponowanych przez użytkownika. Ocena wielkości zamówienia w stosunku do budżetu (lub zwyczajowych zamówieniem 'na magazyn') pozwoli dobrać właściwe dla poszczególnych kategorii współczynniki. Niezależnie od tego czy będą one wysokie czy niskie zaproponowane zamówienie będzie wykazywało duży stopień trafności. Współczynniki wprowadzone przez użytkownika w trybie "definicja własna" zostaną zapamiętane i będą wykorzystywane w kolejnych naliczeniach.
UWAGA: w wyniku działania obu etapów powstają pliki w formacie Excel'a, w których można zobaczyć jak zmieniły się kategorie i wartości zapasu minimalnego i maksymalnego w stosunku do wartości przed naliczeniami (czyli np.tymi z poprzedniego tygodnia).

Po wykonaniu analizy można przejść do opcji "zamówienia do dostawcy" w WIN_MGZ i w trybie automatycznym przygotować zamówienie "uzupełnij do stanu maksymalnego" (por.rys.3)

Rys.3

Po ustawieniu opcji "uzupełnij stan do maksymalnego" (rys.3, pkt.1) należy wcisnąć przycisk "przygotuj propozycję" (rys.3, pkt.2). Spowoduje to wygenerowanie propozycji zamówienia w oparciu o aktualne wartości zapasu minimalnego i maksymalnego określone dla poszczególnych towarów podczas analizy ABC. Przygotowaną propozycję można przejrzeć i skorygować (teoretycznie korekta nie jest konieczna) a następnie po wciśnięciu przycisku "zaakceptuj propozycję" przenieść ją do aktualnie przygotowywanego zamówienia (rys.3, pkt.3).
Zamówienie można ograniczyć do towarów wybranego dostawcy oraz wykorzystać dodatkowe filtry (rys.3, pkt.4), choć zalecane są ustawienia domyślne.

Informacje dodatkowe:
Jeśli w magazynie występują towary, które z różnych powodów powinny być zawsze dostępne wówczas można określić (na karcie towaru) tzw.'stan wymuszony', który będzie brany pod uwagę jeśli obliczona wielkość zapasu minimalnego okaże się od niego niższa. W parametrach MGZ można zdecydować, że wartość stanu wymuszonego ma mieć zawsze priorytet nad wykonanymi naliczeniami (niezalecane).

Analiza ABC może być wykonana dla ograniczonej listy towarów (np.towary jednego dostawcy) - (rys.4, pkt.1) a jej wyniki mogą być dodatkowo wyeksportowane do plików XML i XML. Pliki te zostaną zapisane w folderze "raporty" będącym subfolderem 'katalogu użytkownika' zdefiniowanego w opcji 'kody dostępu' (rys.4, pkt.2 i 3).

Rys.4

Rys.5

rap_sprzed.xml
Przykładowy plik rap_sprzed.xml generowany podczas analizy ABC. Można go wykorzystać do wykonania dodatkowych analiz poza programem.

Plik obejmuje te same operacje sprzedaży, które zostały poddane analizie ABC. W przykładzie wg rys.4 oznacza to 50 ostatnich tygodni czyli okres od dnia 2013-02-20 jeśli przyjąć, że 'dziś' jest 5 lutego 2014 roku.