CV_KSEF - pobieranie z KSeF faktur zakupu i sprzedaży
Program CV_KSEF ma z założenia służyć do pobierania faktur zakupu i sprzedaży
dla wielu podmiotów (na przykład biuro rachunkowe). Po zainstalowaniu
(UWAGA: wymagane Windows od wersji 10, może być konieczne doinstalowanie
dodatkowych składników Windows) tworzy na dysku C katalog FIRMY (w katalogu
COMVAR, tym samym w którym instaluje się domyślnie program CV_KSEF.EXE)
a poźniej już w tym katalogu podkatalogi dla poszczególnych firm wg ich NIP-ów.
Czyli na przykład c:\comvar\firmy\1234567890.
W tym katalogu tworzone są automatycznie subfoldery na lokalną bazę z listą
pobranych faktur oraz na pliki xml z treścią tych faktur. Jest też folder
certyfikaty, do którego należy wgrać certyfikat uprawniająca do pobierania
faktur danej firmy. Taki certyfikat musi wygenerować ta właśnie firma (czyli
na przykład klient biura rachunkowego). Certyfikaty dla biura rachunkowego jego
klient może wygenerować w Aplikacji Podatnika udostępnianej przez Ministerstwo
Finansów po wcześniejszym złożeniu wniosku o dostęp do aplikacji za pomocą
druku ZAW-FA. Taki wniosek upoważnia do skorzystania zarówno z aplikacji w
trybie produkcyjnym jak i w trybie DEMO. Tu przykładowy link do aplikacji
w wersji testowej https://web2te-ksef.mf.gov.pl/web/)
Aby uruchomić współpracę z KSeF należy przygotować certyfikaty uprawniające do
odbierania faktur dla poszczególnych użytkowników systemu. Można
też przygotować tylko jeden certyfikat, dostępny dla wszystkich użytkowników. Na
etapie testów może to być wygodniejsze rozwiązanie. Później... kwestia do decyzji,
być może też wystarczy jeden. Dla wygody i... bezpieczeństwa. To kto i o której wystawił fakturę
jest rejestrowane również dzisiaj, więc taki certyfikat nie tylko nic nie wnosi
jeśli chodzi o kontrolowanie dostępu do faktur a niestety (jeśli trafi do rąk
użytkownika, który teoretycznie jest jego właścicielem) pozwala
na korzystanie z aplikacji Ministerstwa Finansów poza firmą i wystawianie faktur
bezpośrednio w niej, co niekoniecznie ma sens dla samej firmy.
Certyfikaty można wygenerować przy pomocy aplikacji Ministerstwa Finansów (tu link do aplikacji w wersji TEST https://web2te-ksef.mf.gov.pl/web/ a tu do aplikacji w wersji DEMO https://web2tr-ksef.mf.gov.pl/web/).
Aplikacja MF dostępna jest dla każdego z trzech trybów współpracy z KSeF czyli dla wersji testowej, wersji demo i wersji produkcyjnej. Dla każdej z tych wersji potrzebne są niezależnie wygenerowane certyfikaty pozwalające na uwierzytelnienie w KSeF.
Wersja testowa pozwala pracować z dowolnym, wymyślonym, formalnie poprawnym NIP-em i służy raczej do testów oprogramowania. Nie powinno się w niej używać prawdziwych danych, gdyż potencjalnie każdy ma do tych danych dostęp.
Wersja demo pozwala pracować z własnym NIP-em (nikt inny nie ma do dostępu do danych) ale dokonane przy jej pomocy wpisy nie będą uznawane przez Ministerstwo Finansów za oficjalne, więc można (i należy) z niej skorzystać w ramach przygotowań do uruchomienia KSeF w wersji produkcyjnej co na dziś oznacza obowiązkowo kwiecień 2026.
Dostęp do wersji testowej nie wymaga żadnych uprawnień. Dostęp do aplikacji w wersji demo i produkcyjnej wymaga uprawnień nadanych za pomocą ZAW_FA przy czym dla osób fizycznych (JDG) nie jest to wymagane - wystarczy zalogować się profilem zaufanym.
Certyfikaty można wygenerować przy pomocy aplikacji Ministerstwa Finansów (tu link do aplikacji w wersji TEST https://web2te-ksef.mf.gov.pl/web/ a tu do aplikacji w wersji DEMO https://web2tr-ksef.mf.gov.pl/web/).
Aplikacja MF dostępna jest dla każdego z trzech trybów współpracy z KSeF czyli dla wersji testowej, wersji demo i wersji produkcyjnej. Dla każdej z tych wersji potrzebne są niezależnie wygenerowane certyfikaty pozwalające na uwierzytelnienie w KSeF.
Wersja testowa pozwala pracować z dowolnym, wymyślonym, formalnie poprawnym NIP-em i służy raczej do testów oprogramowania. Nie powinno się w niej używać prawdziwych danych, gdyż potencjalnie każdy ma do tych danych dostęp.
Wersja demo pozwala pracować z własnym NIP-em (nikt inny nie ma do dostępu do danych) ale dokonane przy jej pomocy wpisy nie będą uznawane przez Ministerstwo Finansów za oficjalne, więc można (i należy) z niej skorzystać w ramach przygotowań do uruchomienia KSeF w wersji produkcyjnej co na dziś oznacza obowiązkowo kwiecień 2026.
Dostęp do wersji testowej nie wymaga żadnych uprawnień. Dostęp do aplikacji w wersji demo i produkcyjnej wymaga uprawnień nadanych za pomocą ZAW_FA przy czym dla osób fizycznych (JDG) nie jest to wymagane - wystarczy zalogować się profilem zaufanym.
Uruchomienie komunikacji z KSeF z poziomu programu Comvar-CV_KSEF wymaga kolejno:
1 - przygotowania dwóch certyfikatów (lub tokenu - zalecane) do pracy on-line i off-line za pomocą właściwej aplikacji Ministerstwa Finansów.
2 - zainstalowania aplikacji KSeF_cert dostępnej w zakładce "programy do pobrania" i użycia jej do konwersji certyfikatów uzyskanych w kroku nr.1 do postaci wymaganej przez KSeF. Certyfikaty po konwersji należy umieścić w folderze c:\comvar\firmy\nip_firmy\certyfikaty. Program KSeF_cert sam zaproponuje, że je tam umieści po konwersji do wymaganej postaci czyli pliki PFX i CER. Tokeny są gotowe do użycia od razu.
3 - zainstalowania aplikacji KSeF_HTTP dostępnej w zakładce "programy do pobrania", która jest elementem pośredniczącym pomiędzy CV_KSEF i KSeF.
UWAGA: ponieważ zarówno KSeF_cert jak i KSeF_HTTP tworzą własne katalogi na dysku C komputera w katalogu c:\comvar należy zapewnić możliwość utworzenia na dysku takiego katalogu i przyznać mu pełne uprawnienia.
4 - UWAGA: od wersji 1.05 jest możliwość uwierzytelnienia się tokenem zamiast certyfikatu. Jest to zdecydowanie prostsze rozwiązanie i na tym etapie zalecane. Token można wygenerować samemu tak jak certyfikat lub otrzymać mailem od firmy, które faktury będą pobierane i wkleić w opcji "ustawienia".
1 - przygotowania dwóch certyfikatów (lub tokenu - zalecane) do pracy on-line i off-line za pomocą właściwej aplikacji Ministerstwa Finansów.
2 - zainstalowania aplikacji KSeF_cert dostępnej w zakładce "programy do pobrania" i użycia jej do konwersji certyfikatów uzyskanych w kroku nr.1 do postaci wymaganej przez KSeF. Certyfikaty po konwersji należy umieścić w folderze c:\comvar\firmy\nip_firmy\certyfikaty. Program KSeF_cert sam zaproponuje, że je tam umieści po konwersji do wymaganej postaci czyli pliki PFX i CER. Tokeny są gotowe do użycia od razu.
3 - zainstalowania aplikacji KSeF_HTTP dostępnej w zakładce "programy do pobrania", która jest elementem pośredniczącym pomiędzy CV_KSEF i KSeF.
UWAGA: ponieważ zarówno KSeF_cert jak i KSeF_HTTP tworzą własne katalogi na dysku C komputera w katalogu c:\comvar należy zapewnić możliwość utworzenia na dysku takiego katalogu i przyznać mu pełne uprawnienia.
4 - UWAGA: od wersji 1.05 jest możliwość uwierzytelnienia się tokenem zamiast certyfikatu. Jest to zdecydowanie prostsze rozwiązanie i na tym etapie zalecane. Token można wygenerować samemu tak jak certyfikat lub otrzymać mailem od firmy, które faktury będą pobierane i wkleić w opcji "ustawienia".
Informacje szczegółowe
Przy pierwszym uruchomieniu CV_KSEF pojawi się pytanie o NIP i nazwę firmy obsługiwanej. Jeśli zostanie wpisany NIP firmy, która już była wcześniej uruchamiana wówczas po wpisaniu NIP-u program od razu przejdzie do obsługi faktur tej firmy. W przeciwnym razie najpierw utworzy w katalogu c:\comvar\firmy folder z NIP-u a potem przejdzie do głównego ekranu. Na tym etapie należy dograć certyfikaty dostępu ale jeśli wcześniej, w programie KSeF_cert został podany NIP firmy to te certyfikaty już są dostępne w folderze firmy i wystarczy przejść na chwilę do opcji "ustawienia" by zapisały się w danych tej firmy. W opcji ustawienia należy też wybrać tryb współpracy z KSeF. Do dyspozycji jest tryb TEST, DEMO i produkcyjny. Widać to na rys.1 i rys.2.
Przy pierwszym uruchomieniu CV_KSEF pojawi się pytanie o NIP i nazwę firmy obsługiwanej. Jeśli zostanie wpisany NIP firmy, która już była wcześniej uruchamiana wówczas po wpisaniu NIP-u program od razu przejdzie do obsługi faktur tej firmy. W przeciwnym razie najpierw utworzy w katalogu c:\comvar\firmy folder z NIP-u a potem przejdzie do głównego ekranu. Na tym etapie należy dograć certyfikaty dostępu ale jeśli wcześniej, w programie KSeF_cert został podany NIP firmy to te certyfikaty już są dostępne w folderze firmy i wystarczy przejść na chwilę do opcji "ustawienia" by zapisały się w danych tej firmy. W opcji ustawienia należy też wybrać tryb współpracy z KSeF. Do dyspozycji jest tryb TEST, DEMO i produkcyjny. Widać to na rys.1 i rys.2.
Rys.1
Rys.2
Jeśli program nie znajdzie certyfikatów w folderze c:\comvar\firmy\nip_firmy\certyfikaty
wówczas pojawi się komunikat widoczny na rys.3.
Rys.3
Po uruchomieniu programu należy zalogować się do KSeF a następnie pobrać faktury wybranego
typu (zakupy / sprzedaż) i za wybrany okres czasu. Na ekranie pojawi się lista tych faktur.
Faktury nowe, niepobierane wcześniej będą widoczne na żółto. Można je przejrzeć, zwizualizować,
wydrukować lub zapisać w formie PDF. Można też oznaczyć jako przetworzone/sprawdzone (kolor
szary na liście faktur). Wizualizacja zawiera numer KSeF w formie jawnej i w formie kodu
kreskowego - można księgując używać prostego czytnika kodów kreskowych.
Rys.4
Planowane jest udostępnienie opcji dekretacji faktur i generowania dekretów oraz eksportu
i importu listy faktur przetworzonych. Umożliwi to przerzucenie na klienta biura
rachunkowego kwestii autoryzacji faktur zakupowych i przesłania ich listy do biura
rachunkowego.