Konfigurowanie systemu

Aby włączyć współpracę z KSeF należy w ustawieniach administratora wprowadzić token dostępowy utworzony w aplikacji Ministerstwa Finansów (tu link do wersji testowej https://ksef-test.mf.gov.pl/web/login ).
Wraz z podaniem tokena należy określić kontekst współpracy. Do wyboru jest wersja testowa, demo i produkcyjna (ta ostatnia na razie zablokowana).
Wersja testowa pozwala pracować z dowolnym, formalnie poprawnym NIP-em wymyślonym przez siebie i służy z założenia do testów oprogramowania.
Wersja demo pozwala pracować na własnym NIP-ie (nikt inny nie ma do niej dostępu) ale dokonane przy jej pomocy wpisy nie będą uznawane za oficjalne, więc można (i należy) z niej korzystać w ramach przygotowań do uruchomienia KSeF w wersji produkcyjnej co na dziś oznacza obowiązkowo 1 lutego 2025 czyli najpóźniej na jesieni 2024 w celach testowych.
Na rys.1 widać gdzie w parametrach administratora należy wpisać token utworzony w aplikacji Ministerstwa Finansów.

UWAGA: możliwość zdefiniowania tokena w aplikacji Ministerstwa Finansów jest dostępna po wcześniejszym złożeniu w Urzędzie Skarbowym formularza ZAW-FA, na którym podaje się listę osób (wraz z Peselem) uprawnionych do korzystania z tej aplikacji w kontekście danej firmy (NIP-u). Po 2-3 dniach można już się zalogować własnym Peselem i profilem zaufanym.
Dostęp do wersji testowej nie wymaga żadnych uprawnień. Dostęp do wersji demo i produkcyjnej wymaga uprawnień nadanych za pomocą ZAW_FA.
O ile nie korzystamy jeszcze z KSeF należy zaznaczyć "nie korzystam, wysyłam faktury ręcznie" - teoretycznie wolno tak robić nawet po 1-szym lutego 2025, bo aplikacja Ministerstwa Finansów pozwala wprowadzić fakturę ręcznie lub wczytać ją z pliku. Oczywiście nie ma to większego sensu.
UWAGA: w zasadzie powinno się wygenerować tokeny dla poszczególnych użytkowników programu i przypisać je do nich w opcji "kody dostępu". W ten sposób można ograniczyć dostęp tylko do wystawiania faktur bądź tylko do ich pobierania. Można też wówczas takie uprawnienia odbierać z poziomu aplikacji Ministerstwa Finansów. W trybie testowym może być jednak wygodniej skorzystać z możliwości użycia wspólnego tokena dla wszystkich użytkowników.

Rys.1

Działanie
Głownym celem KSeF jest rejestrowanie wystawionych faktur sprzedaży. Faktura staje się oficjalnie fakturą dopiero po otrzymaniu zwrotnie numeru pod jakim została zarejestrowana w KSeF. Również "data wystawienia" to data, pod którą fakturę zarejestrował KSeF a nie to co podał wystawca faktury.
Drugim celem KSeF jest dostarczanie podmiotowi faktur zakupu czyli faktur sprzedaży wystawionych przez dostawców. Te faktury można pobierać z KSeF i zapisywać w systemie zarówno w rejestrze kosztów FTR jak i w przypadku faktur towarowych przyjmować jako w formie PZ w module MGZ.

Testowa wersja opcji przyjmowania faktur zakupowych dostępna jest w module CRD czyli Centralnym Rejestrze Dokumentów. Widać to na rys.2. Opcja dostępna jest po zdefiniowaniu tokena KSeF w ustawieniach administratora zarówno w trybie testowym jak i demo.

Rys.2

Po zalogowaniu do KSeF można pobrać faktury zakupowe wystawione w zadanym okresie czasu i wprowadzić je do Centralnego Rejestru Dokumentów, gdzie później mogą być przekazane dalej (do rejestru kosztów lub do magazynu).
Zamknięcie okna powoduje wylogowanie z KSeF.

Rys.3