Ewidencja zgód klientów

Ewidencja zgód RODO może być prowadzona w oparciu o dwie wersje formularzy standardowych oraz dziesięć możliwych do zdefiniowania formularzy własnych.
Formularz standardowy obejmuje sekcję zgody na przetwarzanie danych (oznaczenie A), zgody na marketing wewnętrzny (realizowany przez firmę - użytkownika programu - oznaczenie B) oraz marketing zewnętrzny (realizowany przez podmioty trzecie, powiązane z użytkownikiem a przede wszystkim jego ewentualną centralę - oznaczenie C). Dodatkowo dostępna jest sekcja informacyjna, podająca ogólne zasady polityki prywatności.
Formularz standardowy po korekcie nazwy użytkownika i nazwy centrali (w tym na przykład jej usunięciu jeśli nie występuje) powinien obsłużyć większość typowych potrzeb. Korektę treści formularza można przeprowadzić w ustawieniach administratora - rys.1

Rys.1

Druga wersja formularza standardowego została przygotowana do obsługi standardu Fiat-a, który to standard jest bardziej rozbudowany niż typowe formularze innych firm. W przypadku Fiat-a można/trzeba zdefiniować treść formularza niezależnie dla serwisu, sprzedaży pojazdów i pozostałych działów firmy. Dodatkowo każdy formularz wymaga określenia zgody typu A, B i C osobno dla firmy/użytkownika i osobno dla centrali, która nie jest traktowana jako podmiot trzeci. Tutaj też wystarczy w ustawieniach wpisać swoje dane w definicji formularza - rys.2

Rys.2

Jeśli fomularze standardowe nie są wystarczające wówczas można skorzystać z możliwości zdefiniowania formularza własnego, o dowolnie skomplikowanej treści. Takich formularzy własnych można zdefiniować dziesięć, na przykład różnych dla różnych firm. W tym celu należy określić symbol formularza, jego nazwę i listę pytań, które mają się pojawić na formularzu, zdefiniowanych wcześniej w opcji "definicja zgód RODO", widocznej na rys.3. Do każdego z takich pytań można zdefiniować treść komentarza, który pojawi się na fomularzu ewidencji zgód pod tym pytaniem.
Dla każdego pytania można ustalić domyślny status zgody czyli "jest zgoda", "brak zgody" lub "stan niezdefiniowany". W tym trzecim przypadku podczas wypełniania fomularza konieczne będzie uzupełnienie statusu zgody na TAK-JEST lub NIE-NIE MA.

Rys.3

Formularz własny można przygotować również dla Fiat-a (niezależnie od dostępnego formularza domyślnego widocznego na rys.2). W przypadku takiego formularza należy przy pytaniach własnych określić kod podmiotu, którego dotyczy każde pytanie zgodnie z definicją widoczną na rys.4. Przypisanie kodów podmiotu do poszczególnych pytań umożliwi późniejsze, poprawne raportowanie zgód klientów do centrali Fiat-a za pomocą raportów CSI.

Rys.4

Po zdefiniowaniu formularza można rejestrować zgody klientów (osób kontaktowych - przedstawicieli klienta) w wielu miejscach w programie. Oprócz karty klienta, na której można taką osobę dopisać (rys.5) można zgody definiować na przykład w trakcie edycji zlecenia, tworzenia zadania CRM, rejestrowania planowanej wizyty w grafiku wizyt, rejestrowania zamówienia na części czy generowania dokumentu "wydanie po sprzedaży" w salonie sprzedaży pojazdów.
Każda osoba może mieć przypisany inny typ formularza zgody i tym samym inaczej może wyglądać wydruk formularza dla tej osoby. W przypadku fomularzy wg definicji własnej (rys.6) zamiast deklarowania zgody typu A, B i C oraz ogólnej, wspólnej dla wszystkich udzielonych zgód formy kontaktu (telefon, sms, email, poczta tradycyjna) należy po kliknięciu w przycisk "zgody szczegółowe" określić zgodę i dopuszczone formy kontaktu do każdego z wcześniej zdefiniowanych pytań - przykładowy układ pytań widoczny jest na rys.6.

Rys.5

Rys.6

Ewidencja zgód
Rys.7 przedstawia przykładowe miejsca, w których można wprowadzić nową osobę kontaktową (przedstawiciela klienta) i zaznaczyć zgody, których udzielił. Po lewej zlecenie serwisowe, po prawej wydanie pojazdu po sprzedaży.

Rys.7

Wydruk formularza RODO
Niezależnie od sposobu zdefiniowania formularza można/należy fizycznie go wydrukować aby umożliwić przedstawicielowi klienta własnoręczne złożenie podpisu i zaznaczenie zgód na poszczególne pytania i formy kontaktu.
Przykładowe wydruki formularza zgód widoczne są na rys.8.
Po lewej formularz w wersji S-standard a po prawej formularz T-trabant z powyższego przykładu, przygotowany wg definicji własnej.

Rys.8

Pozyskiwanie informacji o zgodach
Niezależnie od raportów CSI (w przypadku Fiat-a), w których przekazywany jest do centrali stan zgód klientów można wygenerować (do Excel-a lub CSV-a) listę klientów (osób kontaktowych) spełniających określone warunki wraz z kompletem informacji na ich temat oraz stanem zgód - raport widoczny jest na poniższym rysunku.

Rys.9